Archivage facture électronique : obligations légales et durée

Sommaire

• L’archivage de factures : pas une nouveauté
• Les 3 principes d’archivage à respecter
• Durée de conservation des factures électroniques
• Qui archive les factures électroniques ?
• Comment archiver ses factures électroniques ?
• MEG et l’archivage des factures électroniques

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La réforme de la facturation électronique change le format des factures. Mais elle ne supprime pas les obligations d’archivage, elle les clarifie.

Pendant combien de temps devez-vous conserver vos factures électroniques ? Qui est responsable de leur archivage : votre solution compatible, plateforme agréée, ou vous ? Cet article fait le point sur vos obligations légales, les principes à respecter, et ce que vous devez mettre en place pour être conforme.

L’archivage de factures : pas une nouveauté

L’obligation de conserver ses factures n’est pas une nouveauté introduite par la réforme de 2026. Elle existait déjà pour les factures papier ou PDF, et s’appliquait avec les mêmes exigences : durée légale, intégrité des documents, accessibilité en cas de contrôle fiscal, etc.

Ce que la réforme change, c’est le format des factures, pas les règles qui encadrent leur conservation. En passant au format structuré (Factur-X, UBL ou CII), les factures électroniques s’inscrivent dans un cadre technique précis qui facilite leur archivage automatique et leur traçabilité. Elles sont alors plus faciles à retrouver, à classer et à transmettre à son expert-comptable qu’une boîte de classeurs ou des PDF dispersés dans une arborescence de dossiers complexes.

Les 3 principes d’archivage à respecter

Trois principes fondamentaux s’appliquent à la conservation de factures. Ils sont définis par l’article L.102 B du Livre des procédures fiscales et précisés dans le BOFIP (BOI-CF-COM-10-10-30, version septembre 2025).

• Authenticité : la facture doit provenir d’un émetteur identifiable. L’identité de l’émetteur doit être assurée et vérifiable, via une signature électronique qualifiée, un EDI sécurisé (protocole d’échange automatisé entre systèmes informatiques), ou une piste d’audit fiable (ensemble de contrôles internes qui établissent un lien vérifiable entre la facture et la transaction qu’elle documente).
• Intégrité : le contenu de la facture ne doit pas avoir été modifié depuis son émission. Aucune altération des données n’est possible entre l’émission et l’archivage.
• Lisibilité : la facture doit rester lisible pendant toute la durée de conservation, par un humain comme par un système informatique.

Ces trois principes d’archivage ne sont pas une nouveauté de la réforme. Ils s’appliquent déjà aux factures papier et PDF. Le passage au format structuré facilite simplement leur respect, notamment pour l’intégrité et la lisibilité, qui sont garanties nativement par Factur-X, UBL et CII.

Durée de conservation des factures électroniques

La durée de conservation des factures fait souvent l’objet d’une confusion : 6 ans ou 10 ans ? Dans les faits, ces deux durées coexistent.

6 ans : l’obligation fiscale

L’administration fiscale dispose d’un délai de reprise de 6 ans pour contrôler vos factures. Cette durée est définie par l’article L.102 B du Livre des procédures fiscales et précisée dans la doctrine DGFiP. Elle court à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur la facture.

10 ans : l’obligation comptable

Le Code de commerce impose une durée de conservation de 10 ans pour les pièces comptables, dont les factures. Cette obligation est définie par l’article L.123-22 du Code de commerce et vise à garantir la preuve commerciale et l’opposabilité des documents en cas de litige.

Pour être totalement couvert, fiscalement et juridiquement, il faut alors conserver ses factures pendant 10 ans.

À retenir : Les deux durées coexistent et se cumulent, conserver ses factures 10 ans couvre les deux obligations simultanément.

Qui archive les factures électroniques ?

C’est l’une des questions les plus fréquentes lors du passage à la réforme : est-ce que ma Solution Compatible ou Plateforme Agréée archive mes factures à ma place ?

Il faut d’abord distinguer deux notions souvent confondues : l’archivage fiscal et légal.

L’archivage fiscal consiste à pouvoir produire une archive complète et conforme en cas de contrôle fiscal. L’archivage légal, lui, couvre la conservation de l’ensemble de vos documents (contrats, RH, comptables…) pendant leurs durées légales, et c’est le rôle d’une solution de GED (Gestion Électronique de Documents) ou d’un coffre-fort électronique.

Dans le cadre de la facturation électronique, les Solutions Compatibles ou Plateformes Agréées ne sont pas légalement tenues d’assurer l’archivage. Certaines proposent un archivage fiscal, d’autres peuvent ne rien proposer du tout. Aussi, la portabilité des données n’est pas toujours garantie.

Dans les faits, l’entreprise reste seule responsable de la conservation de ses factures pendant toute la durée légale. En cas de manquement, elle s’expose à des sanctions fiscales et à des difficultés à prouver ses transactions en cas de litige.

Comment archiver ses factures électroniques ?

Concrètement, trois options s’offrent à vous :

• Via votre Plateforme Agréée ou Solution Compatible : certaines solutions proposent la conservation de vos factures, voire l’archivage fiscal. C’est la voie la plus simple quand elle est incluse dans l’offre. Pensez à vérifier les conditions avant toute souscription : l’archivage est-il bien inclus, et pouvez-vous exporter ou télécharger vos documents à tout moment, quid de la portabilité des données en cas de changement logiciel ?
• Sur un serveur interne sécurisé : vous hébergez vous-même vos factures sur un serveur dédié. Cette option nécessite de garantir la pérennité et l’accessibilité des fichiers sur 10 ans.
• Via un tiers archiveur certifié (SAE) : un prestataire spécialisé prend en charge l’archivage avec valeur probante, c’est-à-dire avec une garantie juridique sur l’authenticité et l’intégrité des documents, opposables en cas de litige. C’est l’option la plus sécurisante juridiquement, notamment pour les entreprises avec des volumes importants ou une activité exposée aux litiges commerciaux.

Critère	Via PA / SC	Serveur interne sécurisé	Tiers archiveur (SAE)
Complexité de mise en place	✅ Prise en charge par la solution	⚠️ Nécessite une organisation interne rigoureuse	✅ Prise en charge par le prestataire
Portabilité des données	⚠️ Variable selon les solutions	✅ Maîtrisée par l’entreprise	✅ Assurée par le prestataire
Durée garantie (10 ans)	⚠️ À vérifier dans les conditions de l’offre	⚠️ À garantir par l’entreprise sur toute la durée	✅ Garantie contractuelle avec valeur probante
Coût	⚠️Inclus ou non selon l’offre	Coût d’infrastructure interne	Coût de prestation externe
Recommandé pour	TPE et PME recherchant une solution simple avec archivage fiscal intégré	Entreprises avec SI interne robuste et ressources IT dédiées	Entreprises avec volumes importants ou activité exposée aux litiges

MEG et l’archivage des factures électroniques

Principes d’archivage, durées légales, responsabilité de conservation.. Vous avez maintenant une vision claire de vos obligations. La question qui reste est simple : quelle solution choisir pour y répondre sereinement ?

Mon expert en gestion – MEG, en tant que Solution Compatible DGFiP certifiée NF525 par l’AFNOR, s’appuie sur la piste d’audit fiable pour garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures, conformément à l’article 289 du CGI.

L’objectif n’est pas simplement de stocker des factures, mais de pouvoir produire, à tout moment, une archive fiscale complète, conforme et exploitable, notamment en cas de contrôle.

MEG assure ainsi la conservation et la traçabilité de vos factures tout au long du contrat, avec une capacité certifiée à restituer une archive fiscale conforme.
Il ne s’agit donc pas d’un archivage légal au sens large (type GED ou coffre-fort numérique), mais bien d’un archivage fiscal, centré sur la conformité et la preuve.